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07 May 2023

La ley establece unas obligaciones mínimas para estas herramientas. En las siguientes líneas explicaremos el procedimiento para el funcionamiento y control del canal de denuncias de acuerdo a la normativa europea y nacional.

El procedimiento del canal de denuncias es la forma en cómo debe funcionar el canal de denuncias de una organización, sea esta una empresa, una entidad pública o cualquier otra de las organizaciones en las que es de aplicación la ley de protección del denunciante de corrupción, que traspone al ordenamiento jurídico español la Directiva Whistleblowing de la UE.

Tanto la norma española como la europea establecen un conjunto de mínimos en cuanto al procedimiento del canal de denuncias, de manera que siempre que las organizaciones cumplan con estas obligaciones mínimas, permite a las empresas organizar y gestionar el canal de denuncias de la manera que mejor se adapte a sus circunstancias y sector, incluida la posible externalización de la gestión del canal de denuncias, contratando este servicio con un proveedor.

En QMA Consultores hemos desarrollado un servicio completo para la implantación del canal de denuncias, que incluye un software en la nube para la puesta en marcha y gestión del canal de denuncias, procedimiento para su gestión y material para formar e informar al personal de nuestros clientes sobre su puesta en funcionamiento.

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Procedimiento para la gestión del Canal Denuncias

Procedimiento para la gestión del Canal Denuncias

 

¿Qué debe incluir el procedimiento del canal de denuncias de una empresa?

Las empresas con más de 50 personas trabajadoras deben implementar, como ya comentamos en nuestro anterior post, un canal de denuncias obligatorio , cuyo procedimiento, teniendo en cuenta las obligaciones que establece la normativa, debería ser el siguiente:

Información a controlar en el procedimiento para la presentación y gestión de comunicaciones en el canal de denuncias

Definición de hechos que se pueden denunciarAcciones o comportamientos contrarios a la normativa interna de la empresa y contrarios a las leyes.
Definición de personas que pueden denunciarCualquier persona, forme o no parte de la empresa, que tenga conocimiento de la comisión de un hecho denunciable.
Identificación de personas a las que se puede denunciarCualquier persona, física o jurídica, que haya cometido un hecho denunciable dentro o en relación con la empresa.
Vías incluidas en el canal de denunciasDebe admitir la denuncia escrita o verbal. Y contar con todas las garantías de confidencialidad y protección de datos.
Pasos para formalización de la denunciaDepende de la vía empleada para presentar la denuncia. Y debe admitir las denuncias anónimas. A modo orientativo:

  • Datos identificativos del denunciante (cuando este se identifique)
  • Datos identificativos del denunciado
  • Hechos denunciados
  • Fecha de los hechos
  • Identificación de testigos
  • Etc.
Requisitos para la admisión de la denunciaEmitir un acuse de recibo al denunciante de la admisión de la denuncia, en un plazo no superior a 7 días.
En su caso, comunicar la subsanación de defectos de la denuncia.
Plazos para apertura de expediente e inicio del proceso de investigación internaSi la denuncia se admite a trámite, se abrirá un expediente y comenzará la investigación internar (cuya duración no deberá ser superior a 3 meses, prorrogables por otros 3 meses, en casos que supongan mayor complejidad), siguiendo el protocolo establecido por la empresa para ello (recopilación de pruebas, análisis de información, entrevistas con denunciante, denunciado y testigos), etc.
Sistema de notificacionesSe debe notificar de la investigación a todas las personas y organismos afectados, respetando la confidencialidad y la protección de datos. Si es necesario, se activarán medidas cautelares.
Plazos para resolución del expedienteFinalizada la investigación interna, se procederá a la resolución del expediente, cuyo resultado puede ser:

  • Archivo
  • Adopción de medidas disciplinarias
  • Comunicación a las Autoridades correspondientes
Métodos para conservación de la informaciónToda la documentación relativa a las denuncias, tanto si se admiten como si se descartan y archivan, deben conservarse durante el tiempo que sea necesario, de acuerdo al artículo 24 de la LOPDGDD.

 

Una vez admitida la denuncia, durante todo el proceso, el Responsable del Sistema, del que hablaremos en el próximo post, deberá llevar un seguimiento diligente del mismo. Así mismo, se mantendrá informado al denunciante del transcurso de la investigación (siempre dentro de los límites jurídicos y de la manera más completa posible).

Al denunciante se le comunicará si la denuncia se archiva, si se abre un expediente y un proceso de investigación y los resultados del mismo y las medidas tomadas para solucionar el problema denunciado. También se le informará si la denuncia es remitida a una autoridad competente para proseguir con la investigación.

Es recomendable mantener informado al denunciante del seguimiento del proceso de la denuncia, para que no pierda la confianza en el sistema interno de información. Para ello, nuestro software genera un código único de identificación que permite al denunciante acceder, vía software, en todo momento, al estado de su denuncia.

El procedimiento del canal de denuncias debe ser aprobado por el Responsable del Sistema, que debe ser una persona u organismo independiente y autónomo, designado por la dirección de la empresa, y por la propia Dirección de la Empresa.

Así mismo, este procedimiento debe ser público, es decir, la plantilla y cualquier persona externa debe saber cómo se gestionarán las denuncias recibidas en el canal de denuncias, para lo cual recomendamos la realización de pequeñas jornadas de sensibilización a nivel interno, que pueden ser incluso desarrollada por nuestros consultores mediante nuestras plataformas on line de capacitación.

04 May 2023

El  para empresas ya es una realidad. Los países miembros de la UE deben adaptarse a la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019 y poner en marcha una normativa que garantice la prevención de delitos internos en la empresa, así como la protección a los denunciantes. En el caso de España, la normativa de aplicación será la Ley 2/2023, de 20 de febrero. Todas las empresas de más de 50 trabajadores deberán de cumplir con la obligación de implementar un canal de denuncias.

Además de la normativa mencionada, hay otras leyes que obligan a las empresas a tener implementado un canal de denuncias, como son el Código Penal, que establece el canal de denuncias como requisito del plan de prevención de delitos penales, la Ley de Igualdad dentro de los planes de igualdad, la Ley de Blanqueo de Capitales o la Ley de protección integral de la infancia y la adolescencia para empresas del ámbito deportivo, ocio o educativo que cuenten con la presencia de menores.

Software para canal de denuncias

Software para canal de denuncias.

¿Es obligatorio implantar un canal de denuncias en las empresas? Sí, es obligatorio implementar este canal de denuncias para todas las empresas con un mínimo de 50 empleados..

Al menos, así lo indica la Comisión Europea en su directiva whistleblowing, siendo de obligado cumplimiento para todos los Estados miembros. La legislación española ha adoptado esta normativa a través de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Las empresas con más de 250 trabajadores tendrán 3 meses desde su publicación en el BOE para adaptarse a la normativa (contando con un período de excedencia por vacatio legis de 20 días). El resto de empresas obligadas tendrán de plazo para implementar el canal de denuncias hasta el 1 de diciembre de 2023.

 

¿Qué requisitos indispensables debe cumplir un canal de denuncias interno?

Con carácter general, la Directiva Whistleblowing establece los siguientes requisitos para el canal de denuncias obligatorio (se trata de los aspectos mínimos que debe contemplar el canal de denuncias de la empresa):

  • Contar con los medios necesarios para asegurar la autenticidad, identidad y confidencialidad del denunciante, del denunciado y los testigos. Para ello se implementarán las medidas de seguridad adecuadas (no muy diferente a las medidas de seguridad que se deben adoptar en protección de datos).
  • La información deberá poder almacenarse durante el tiempo que sea necesario para realizar nuevas investigaciones.
  • Se podrán hacer denuncias por escrito y verbales.
  • Se designará a un responsable autónomo e imparcial para realizar el seguimiento e investigación de las denuncias.
  • Se emitirá un acuse de recibo de la denuncia en un plazo no superior a 7 días desde su recepción.
  • Solo podrán acceder a las denuncias el personal autorizado.

Además, respecto a los denunciantes se establecen las siguientes garantías:

  • Se les proporcionará información y asesoramiento respecto a los procedimientos y recursos a su disposición.
  • Asistencia de las autoridades competentes para garantizar su protección frente a posibles represalias.
  • Apoyo financiero y otras medidas de apoyo al denunciante, en el marco de un posible proceso judicial.

Respecto a los grupos de empresas, estos deberán tener una política general común para todas sus sociedades y habilitar un canal de denuncia interno para todo el grupo.

Así mismo, la normativa contempla la posibilidad de contratar el canal de denuncias a través de un proveedor externo, como puede ser un despacho de abogados o una consultoría. Es decir, que las empresas pueden gestionar ellas mismas su canal de denuncias o pueden tener un canal de denuncias externo gestionado por un proveedor, siempre que este cumpla con los requisitos recogidos más arriba y mantenga el contacto con el responsable del canal (que en la mayoría de los casos, será el compliance officer de la empresa).

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30 Sep 2022

Ya es una realidad. El Congreso ha aprobado la Ley de Creación y Crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece.

Ahora toca la oportuna tramitación en el Senado y tras su análisis y aprobación, vuelta al Congreso para su aprobación definitiva, pero será una realidad antes de finalizar 2022.

Sus objetivos son facilitar la creación de empresasluchar contra la morosidadreducir los obstáculos regulatorios e impulsar el crecimiento y expansión de las empresas, gracias, entre otros, a la imposición de la facturación electrónica en España.

Sin duda, una importante noticia para aquellas personas que se están planteando poner en marcha una pyme en los próximos meses, ya que con la nueva normativa se reducirá el coste económico y se simplificarán los trámites para su constitución.

La nueva Ley establecerá un plazo de adaptación a la facturación electrónica en España para Pymes y Autónomos, estando prevista su obligatoriedad para todos los autónomos que facturen a empresas en una primera fase de implantación.

En QMA Consultores gracias a nuestros softwares de facturación electrónica para España, así como a nuestros CRM, ofrecemos a micropymes y autónomos la oportunidad de acceder a un software de facturación electrónica en la nube desde solo 9,95 euros al mes.

Además, gracias a que somos Agentes Digitalizadores Homologados del Programa Acelera Pymes, todas nuestras soluciones de facturación electrónica en la nube pueden ser implantadas por autónomos y pymes, a coste cero, de manera completamente gratuita.

No lo dudes y no esperes a que sea obligatorio. Adelántate y prepara bien tu sistema de facturación electrónica en la nube de la mano de especialistas.

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12 Ago 2022

La facturación electrónica será obligatoria para las empresas españolas. España ha decido hacer obligatorio el uso de las facturas electrónicas entre las empresas. La medida ha sido publicada por La Dirección General de Política Económica en el anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, que lleva ya recorrido gran parte de su trayecto parlamentario.

Así pues, se espera que, tras su publicación y un periodo máximo de 24 meses, la facturación electrónica en España sea obligatoria para todos los autónomos y empresas que emitan facturas a otras empresas.

En Q&MA Consultores hemos desarrollado desde nuestra sede en Sevilla un software de facturación electrónica para cumplir con la futura normativa en España que permite a nuestros clientes de una forma simple e intuitiva facturar electrónicamente y relacionarse con sus clientes de forma automatizada. Incluso, si el cliente lo desea, gestionar cobros, mediante la emisión de los archivos de remesas bancarias oportunos.

A partir del próximo 2 de Septiembre se abre el plazo de solicitudes del KIT DIGITAL, gracias al que los autónomos y pequeñas empresas podrán acceder a un Bono Digital de 6.000 euros del que podrán destinar hasta 2.000 euros a implantar soluciones de Facturación Electrónica en sus empresas.

Sin duda una gran oportunidad de obtener subvenciones y ayudas para la digitalización que nuestra empresa, además, gestiona, desde nuestra central en Sevilla de forma completamente gratuita para nuestros clientes de toda España.

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22 Jul 2022

Según publica 20 MINUTOS , La vicepresidenta primera del Gobierno, Nadia Calviño, ha anunciado este jueves que el segundo tramo de ayudas del programa kit digital se pondrá en marcha a finales de julio. Así lo ha expresado la también ministra de Economía tras la Conferencia Sectorial para la Transformación Digital celebrada hoy.

Se trata de la segunda tanda de las tres en las que se divide este plan para digitalizar el ecosistema de las pymes españolas con cargo a los fondos de recuperación europeos. Esta nueva convocatoria distribuirá un total de 500 millones repartidos en bonos individuales de 6.000 euros para las microempresas de entre tres y nueve empleados. 

En QMA Consultores hemos asesorado de forma gratuita a decenas de clientes de 10 ó mas trabajadores que, desde hace semanas, disfrutan de nuestros servicios de diseño web, diseño de tienda on line, márketing digital y asesoramiento en redes sociales, diseño personalizado de software crm y diseño personalizado de software de facturación electrónica, desde Sevilla, para toda España y sin coste alguno.

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