La ley establece unas obligaciones mínimas para estas herramientas. En las siguientes líneas explicaremos el procedimiento para el funcionamiento y control del canal de denuncias de acuerdo a la normativa europea y nacional.
El procedimiento del canal de denuncias es la forma en cómo debe funcionar el canal de denuncias de una organización, sea esta una empresa, una entidad pública o cualquier otra de las organizaciones en las que es de aplicación la ley de protección del denunciante de corrupción, que traspone al ordenamiento jurídico español la Directiva Whistleblowing de la UE.
Tanto la norma española como la europea establecen un conjunto de mínimos en cuanto al procedimiento del canal de denuncias, de manera que siempre que las organizaciones cumplan con estas obligaciones mínimas, permite a las empresas organizar y gestionar el canal de denuncias de la manera que mejor se adapte a sus circunstancias y sector, incluida la posible externalización de la gestión del canal de denuncias, contratando este servicio con un proveedor.
En QMA Consultores hemos desarrollado un servicio completo para la implantación del canal de denuncias, que incluye un software en la nube para la puesta en marcha y gestión del canal de denuncias, procedimiento para su gestión y material para formar e informar al personal de nuestros clientes sobre su puesta en funcionamiento.
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Procedimiento para la gestión del Canal Denuncias
¿Qué debe incluir el procedimiento del canal de denuncias de una empresa?
Las empresas con más de 50 personas trabajadoras deben implementar, como ya comentamos en nuestro anterior post, un canal de denuncias obligatorio , cuyo procedimiento, teniendo en cuenta las obligaciones que establece la normativa, debería ser el siguiente:
Información a controlar en el procedimiento para la presentación y gestión de comunicaciones en el canal de denuncias
| Definición de hechos que se pueden denunciar | Acciones o comportamientos contrarios a la normativa interna de la empresa y contrarios a las leyes. |
| Definición de personas que pueden denunciar | Cualquier persona, forme o no parte de la empresa, que tenga conocimiento de la comisión de un hecho denunciable. |
| Identificación de personas a las que se puede denunciar | Cualquier persona, física o jurídica, que haya cometido un hecho denunciable dentro o en relación con la empresa. |
| Vías incluidas en el canal de denuncias | Debe admitir la denuncia escrita o verbal. Y contar con todas las garantías de confidencialidad y protección de datos. |
| Pasos para formalización de la denuncia | Depende de la vía empleada para presentar la denuncia. Y debe admitir las denuncias anónimas. A modo orientativo:
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| Requisitos para la admisión de la denuncia | Emitir un acuse de recibo al denunciante de la admisión de la denuncia, en un plazo no superior a 7 días. En su caso, comunicar la subsanación de defectos de la denuncia. |
| Plazos para apertura de expediente e inicio del proceso de investigación interna | Si la denuncia se admite a trámite, se abrirá un expediente y comenzará la investigación internar (cuya duración no deberá ser superior a 3 meses, prorrogables por otros 3 meses, en casos que supongan mayor complejidad), siguiendo el protocolo establecido por la empresa para ello (recopilación de pruebas, análisis de información, entrevistas con denunciante, denunciado y testigos), etc. |
| Sistema de notificaciones | Se debe notificar de la investigación a todas las personas y organismos afectados, respetando la confidencialidad y la protección de datos. Si es necesario, se activarán medidas cautelares. |
| Plazos para resolución del expediente | Finalizada la investigación interna, se procederá a la resolución del expediente, cuyo resultado puede ser:
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| Métodos para conservación de la información | Toda la documentación relativa a las denuncias, tanto si se admiten como si se descartan y archivan, deben conservarse durante el tiempo que sea necesario, de acuerdo al artículo 24 de la LOPDGDD. |
Una vez admitida la denuncia, durante todo el proceso, el Responsable del Sistema, del que hablaremos en el próximo post, deberá llevar un seguimiento diligente del mismo. Así mismo, se mantendrá informado al denunciante del transcurso de la investigación (siempre dentro de los límites jurídicos y de la manera más completa posible).
Al denunciante se le comunicará si la denuncia se archiva, si se abre un expediente y un proceso de investigación y los resultados del mismo y las medidas tomadas para solucionar el problema denunciado. También se le informará si la denuncia es remitida a una autoridad competente para proseguir con la investigación.
Es recomendable mantener informado al denunciante del seguimiento del proceso de la denuncia, para que no pierda la confianza en el sistema interno de información. Para ello, nuestro software genera un código único de identificación que permite al denunciante acceder, vía software, en todo momento, al estado de su denuncia.
El procedimiento del canal de denuncias debe ser aprobado por el Responsable del Sistema, que debe ser una persona u organismo independiente y autónomo, designado por la dirección de la empresa, y por la propia Dirección de la Empresa.
Así mismo, este procedimiento debe ser público, es decir, la plantilla y cualquier persona externa debe saber cómo se gestionarán las denuncias recibidas en el canal de denuncias, para lo cual recomendamos la realización de pequeñas jornadas de sensibilización a nivel interno, que pueden ser incluso desarrollada por nuestros consultores mediante nuestras plataformas on line de capacitación.